Biotoscana con 99.9% de Exactitud de Inventario con la Solución WMS de TLA

Biotoscana comercializa una amplia línea de productos farmacéuticos que comprende medicamentos para el tratamiento de la hipertensión pulmonar, enfermedades Inflamatorias del Intestino (colitis ulcerosa y enfermedad de Crohn); determinadas patologías hepáticas (litiasis biliar, patologías de la circulación biliar); Inmunosupresores (trasplantes, enfermedades autoinmunes) y algunas afecciones cardiovasculares (hipertensión arterial, enfermedad coronaria). La filosofía de Biotoscana SA se basa en tres pilares fundamentales como concepto empresarial: personas, productos y procedimientos. Biotoscana busca la alineación permanente de estos tres pilares a través de la mejora continua y de alta calidad con el fin de obtener una mayor productividad.

¿Por qué la Solución WMS de TLA?

Biotoscana buscaba una solución de negocios acorde a las necesidades de su portafolio de productos, la cual pudiera apalancar la creciente necesidad de disminuir los tiempos de respuesta en la entrega de pedidos para sus selectos clientes de la región. Las características que influyeron en la toma de decisión fueron; el concepto de Centros de Distribución que maneja TLA, es decir la experiencia en mejores prácticas logísticas de la compañía, segundo, buscábamos una metodología que hubiera sido probada en diferentes clientes de la misma Industria , y finalmente, se necesitaba un software de categoría mundial que asegurara la trazabilidad de cada movimiento de cada producto dentro del centro de distribución hasta su posterior despacho al cliente, asegurando siempre la confiabilidad en los inventarios.

“La experiencia y trayectoria que tiene TLA con grandes centros de distribución fue una de las grandes inquietudes que trajo a verificar si el sistema de información que ofrecía TLA cumplía con las expectativas que la compañía tenía para el negocio; el Centro de Soporte también nos ha ayudado a mejorar y optimizar la herramienta siendo parte fundamental de la solución”, comentó Fabián Muñoz, Jefe de Sistemas de Biotoscana.

Biotoscana ha encontrado resultados en la eficiencia, los costos, el servicio al cliente, la competitividad del negocio y la velocidad de crecimiento del negocio, esto último debido a que básicamente su operación se ha triplicado desde los inicios del 2006 con el almacén que venían trabajando hasta el almacén que tienen actualmente en la zona franca de Bogotá. La velocidad en la atención de pedidos también se ha mejorado, asiícomo la trazabilidad de los productos garantizando un mejor servicio al cliente ofreciéndole una información real en tiempo real de acuerdo a su necesidad.

“La implementación de la Solución no fue solo incorporar una herramienta a la cadena de abastecimiento de la compañía, fue convertir el proyecto en una oportunidad para repensar sus procesos logísticos y adoptar las mejores prácticas a nivel mundial, esta implementación le permitió a Biotoscana obtener una exactitud de inventario mayor al 99,9% (ubicación, referencia, cantidad, lote, y fechas de expiración), aumentar la productividad de sus recursos logísticos , mejorar el servicio y reducir costos operativos, además es de resaltar que involucraron a sus mejores talentos en el proyecto y de esta manera se logró consolidar un excelente equipo de trabajo”, comentó Wilson Ortiz, Gerente de Proyecto de TLA.

Impacto del Negocio:

El impacto más grande en el negocio fue que arrancamos con una operación relativamente pequeña comparado con lo que se cuenta hoy en día. Es decir, actualmente hemos triplicado el volumen de operaciones del Centro de Distribución y el software ha soportado este crecimiento al igual que los flujos logísticos diseñados han servido para operar con estos nuevos retos. Cuando comenzamos teníamos un horizonte de 5 años de operación con la misma infraestructura, ya Biotoscana lleva 4 años y hemos logrado cumplir lo inicialmente planteado.

El otro concepto que ha cambiado la forma de operar los procesos logísticos ha sido la garantía que nos da el sistema en cuando a la confiabilidad de los inventarios. En el pasado en los procesos de conteos de inventario participaba el área de Contabilidad, Contraloría, Auditoría y muchas más áreas sin embargo hoy en día existe otro concepto ya que se ha logrado tener esa confianza y ese seguimiento a los inventarios por lo tanto con estas nuevas premisas el control de las otras áreas ya no es necesario como si lo era en el pasado.

Esos dos conceptos amparados con las exigencias del sector Farmacéutico enfocado en la trazabilidad de los medicamentos ha sido un gran componente en el proceso de mejoramiento, es decir por estar en el sector farmacéutico nosotros debemos tener claridad y garantizar la trazabilidad de cualquier medicamento desde que ingresa al almacén hasta que se le entregó al cliente, cuantas vueltas dió, a quien se lo entregaron, cuando, con qué documento, por lote, por fecha, etc. Estos han sido los principales beneficios a mediano plazo sin necesidad de hacer nuevas implementaciones de otras soluciones.

“TLA llegó en un momento de Biotoscana en donde la gestión de proyectos era un poco desconocida en su lenguaje mas no en su ejecución. Nos entreno con el fin de entender que era un proyecto, como se debía manejar en términos de alcance, tiempo y costo, y sobre todo la importancia de tener un equipo de proyecto de alto nivel; un gerente, un usuario técnico y un usuario funcional. Varios conceptos que para la empresa en ese momento no se habían dimensionado para un proyecto tan gigante, entonces prácticamente fuimos estudiantes de la metodología y la adoptamos e incluso hoy en día hemos heredado algunos principios de ese proyecto para otros similares”, comentó Fabio Tibocha, Jefe de Operaciones de Biotoscana.

Beneficios:

• Pasamos de una confiabilidad en inventarios del 99.5% a un 99.9% del año 2006 al año 2010.
• La respuesta a los pedidos de los clientes pasaron de 40 solicitudes diarias a 130 solicitudes día a día.
• Confiabilidad del 99.5% de los productos entregados a nuestros clientes.

Resultados Finales:

Se cambio la cultura en Biotoscana para pasar de una Bodega o un Almacén a un Centro de Distribución de categoría mundial. “Esto no es solo un software, esto cambió la trayectoria como Biotoscana venia haciendo el alistamiento y la entrega de sus productos. Este es el mérito mas importante, con cada objetivo se logró una confiabilidad, actualmente la confiabilidad de los inventarios la tenemos en un 99.9%, este es un detalle de optimización”, comentó Jorge Vargas, Jefe de Operaciones de Biotoscana.

Fases Claves:

• Diseño de Procesos del Centro de Distribución: Esta fase era el reto más importante que tenía la compañía con la consultoría de TLA para poder ver a través de unos diagramas por área, por zonas, por diferentes niveles como iba a operar un Centro de Distribución que aún no existía.
• Gestión del Cambio y Entrenamientos: La gestión del cambio fue una de las áreas donde se vieron mayores retos. Esto debido a que se estaba trabajando con métodos muy poco organizados y que destruían valor dentro del Centro de Distribución. Cada operario hacia sus tareas de acuerdo a su criterio personal, por tal motivo al pasar a un sistema dirigido por radio frecuencia, en donde todas las instrucciones las genera el sistema de información y los operarios simplemente siguen estas, reto al equipo de proyecto a realizar entrenamientos intensivos para preparar a los operarios en los nuevos métodos de trabajo y adopción de la nueva filosofía.
• La Estabilización de la Implementación: La estabilización tomo aproximadamente entre 3 y 4 meses después de la salida en vivo. Junio de 2006 fue el mes más representativo.

Proyecto al Futuro:

El plan estratégico de Biotoscana para el 2010 – 2014 está enfocado en el proceso comercial de la compañía. Esperamos comenzar proyectos para la automatización de la fuerza de ventas y optimizar nuestro ERP de cara a los procesos comerciales así como los procesos de CRM. Por otro lado estamos realizando en estos momentos el proyecto de migración a la versión 7 de WM Provia en donde esperamos aprovechar todos los nuevos beneficios que trae esta nueva versión tanto a nivel funcional como a nivel técnico y sobre todo aprovechar la nueva arquitectura WEB y el sistema de inteligencia de negocios que viene con la nueva versión.

“Tener un entendimiento del sistema WMS le permitió a Biotoscana obtener un máximo provecho de la solución desde el inicio, esto se dio con nuestra metodología de implementación donde la transferencia de conocimiento al cliente es clave de éxito en todas nuestras implementaciones. El equipo de implementación de Biotoscana era muy completo y esto contribuyó a una puesta en marcha exitosa. Biotoscana tiene ahora las herramientas para maximizar por completo su inversión en la solución WMS de TLA y estar preparados para el crecimiento futuro de la compañía”, comentó Mario Botero, Gerente Colombia de TLA.

Acerca de TLA

Tecsys Latin America (TLA), es el proveedor líder en la región de WMS y Soluciones de Software para la Cadena de Abastecimiento.. TLA ha implementado proyectos WMS y de software para la ejecución de la cadena de suministro en América Latina y el Caribe con mas éxito que cualquier otro proveedor / integrador de la región. Tenemos soluciones completas de varios proveedores líderes a nivel mundial, como los son Manhattan Associates, Infor, Tecsys y Paragon; para todas las necesidades de software para la cadena de abastecimiento. TLA está convenientemente ubicado en varios de los principales mercados de la región. 

Fuente: TLA y Biotoscana